Activos, registros y evidencia empresarial

Activos tangibles

• caja/equipos;
• computadores;
• mobiliario;
• maquinaria;
• vehículos;
• inventario;
• instalaciones.

Activos intangibles

• marca;
• dominios;
• software propio;
• código fuente;
• bases de datos;
• documentación;
• procesos/SOP;
• contenido;
• patentes/diseños;
• secretos empresariales;
• relaciones contractuales;
• reputación.

Activos financieros

• caja y bancos;
• depósitos;
• inversiones;
• cuentas por cobrar;
• garantías.

Capital humano

Las personas no son “activos contables” de propiedad de la empresa, pero el conocimiento organizacional sí debe gestionarse para reducir key-person risk.

Registro mínimo de activos

Campos: asset_id, tipo, descripcion, propietario_legal, custodio, ubicacion, fecha_alta, costo, valor_contable, serie, licencia, criticidad, backup, seguro, fecha_revision, estado.

Eventos

Alta → etiquetado → custodia → mantenimiento → inventario → depreciación/amortización → transferencia → baja/venta/destrucción → evidencia.

Evidencia que debe quedar

• factura/contrato;
• acta de recepción;
• número de serie;
• licencia;
• asignación a persona;
• mantenimiento;
• seguro;
• backup si es digital;
• baja autorizada;
• tratamiento tributario/contable.

Datos como activo y responsabilidad

Una base de datos puede producir valor y simultáneamente crear obligación legal. Mantener:

• finalidad;
• categorías;
• origen;
• titular;
• sistema;
• destinatarios;
• proveedor;
• país;
• plazo de retención;
• base de licitud;
• controles.