Clase 02 · Solicitud y expediente

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Parte 09 — Análisis y gestión de crédito · Nivel: Profesional — perfil bancario · Duración: 90 minutos

🎯 Propósito

Construir el documento sobre el que se toma la decisión de crédito y que la sostiene ante una auditoría, un reclamo o un litigio años después. Un expediente incompleto no solo dificulta la decisión: impide demostrar que se actuó con diligencia y debilita la posición del acreedor ante un incumplimiento.

El ciclo de la clase anterior empieza con una solicitud. Esta clase construye el expediente que la sostiene, y su exigencia central es que cada afirmación tenga su documento: un expediente es la prueba de que la decisión fue razonable con la información disponible, y sin él no se puede defender ninguna decisión ante un auditor.

📚 Objetivos

Al finalizar podrás:

1. Enumerar los componentes obligatorios de un expediente por tipo de deudor.
2. Verificar la autenticidad y vigencia de la documentación.
3. Detectar las señales de un expediente manipulado.
4. Estructurar la propuesta de crédito con la información que un comité necesita.
5. Aplicar los controles de calidad antes de someter a decisión.

Agenda de 90 minutos

La clase dura noventa minutos y se recorre en cinco tramos. No es un horario rígido: es el orden en que los bloques de esta página se sostienen unos a otros, y por eso conviene respetarlo aunque cambien los tiempos.

Los diez primeros minutos se dedican a recuperar la clase anterior, porque casi todo lo que aquí se explica supone algo que ya se vio. Los veinticinco siguientes desarrollan los conceptos con la fuente oficial a la vista: las referencias del final de la página no son un adorno bibliográfico, se consultan mientras se estudia. Del minuto 35 al 55 se resuelve el ejemplo guiado paso a paso, sin saltarse ninguno, porque el error típico vive precisamente en el paso que parece obvio. Los veinticinco minutos siguientes son de práctica con datos propios o sintéticos —nunca reales de terceros—, que es cuando se comprueba si se entendió. Los diez últimos cierran con las preguntas de comprobación y el registro del entregable.

Si el tiempo aprieta, lo que se recorta es la práctica y se traslada al laboratorio de la parte; lo que no se recorta nunca es el ejemplo guiado.

🧩 Conceptos centrales

Los cuatro primeros términos son las piezas del expediente y su verificación; los dos últimos, cómo se documenta lo que se sale de la norma. La trazabilidad es el criterio que gobierna todo: cualquier cifra de la propuesta debe poder seguirse hasta el documento que la respalda.

🧠 Modelo mental

El expediente responde a una pregunta que se hará después, no antes:

tres años después, ante un incumplimiento y un reclamo:
  ¿puede el banco demostrar que evaluó con diligencia,
   con información verificada, conforme a su política?

Si la respuesta es no, el problema no es solo la pérdida crediticia: es que la institución no puede acreditar su propia diligencia, lo que abre exposición legal y regulatoria.

📖 Desarrollo

1. Componentes por tipo de deudor

Persona natural dependiente:

IDENTIFICACIÓN
  · documento de identidad vigente, verificado contra el registro
  · comprobante de domicilio
INGRESO
  · liquidaciones de remuneración (habitualmente 3 a 6 meses)
  · certificado de cotizaciones previsionales
  · contrato de trabajo o certificado de antigüedad
ENDEUDAMIENTO
  · informe de deudas del sistema financiero
  · declaración de deudas no registradas
PATRIMONIO (si aplica)
  · certificados de dominio de bienes raíces o vehículos
DESTINO
  · declaración del destino de los fondos

Persona natural independiente:

lo anterior, más:
  · declaraciones de impuestos (2 años)
  · cartolas bancarias (6 a 12 meses)
  · inicio de actividades y giro
  · facturación o boletas emitidas

Empresa:

IDENTIFICACIÓN Y EXISTENCIA
  · escritura de constitución y modificaciones
  · certificado de vigencia
  · poderes vigentes de los representantes
  · estructura de propiedad y beneficiario final
FINANCIERO
  · estados financieros de los últimos 2-3 ejercicios, con notas
  · estados financieros interinos si el último cierre tiene más de 6 meses
  · declaraciones de impuestos
  · flujo de caja proyectado
COMERCIAL
  · descripción del negocio, clientes y proveedores principales
  · antigüedad y experiencia de la administración
ENDEUDAMIENTO
  · informe consolidado del sistema financiero
  · detalle de deudas con proveedores y otras obligaciones
  · avales otorgados
GARANTÍAS
  · tasaciones, certificados de dominio y de gravámenes

2. Verificación

Un documento presentado no es un dato verificado, y la diferencia decide. La tabla recoge qué se verifica y contra qué fuente.

DECLARADO ≠ VERIFICADO

El contraste entre fuentes independientes es el control más potente:

liquidación declara renta de 2 400 000
cotización previsional refleja renta imponible de 1 320 000
  → discrepancia que exige explicación

posibles explicaciones legítimas: tope imponible, renta variable no imponible
posible explicación ilegítima: liquidación adulterada

3. Señales de expediente manipulado

Los expedientes manipulados dejan señales reconocibles. La tabla las recoge con la comprobación que las confirma.

Ante cualquier señal, el procedimiento es verificar en la fuente, no descartar ni aprobar por sospecha.

4. La propuesta de crédito

Estructura que un comité necesita:

1. IDENTIFICACIÓN
   deudor, tipo, antigüedad como cliente, operaciones vigentes

2. OPERACIÓN SOLICITADA
   monto, plazo, destino, garantías ofrecidas, tasa propuesta

3. SITUACIÓN DEL DEUDOR
   actividad, ingresos verificados, endeudamiento total, comportamiento de pago

4. ANÁLISIS
   capacidad de pago, nivel de endeudamiento, garantías, historial
   con los cálculos y las fuentes de cada dato

5. ESCENARIO ADVERSO
   qué ocurre si el ingreso cae 20 % o si la tasa sube 200 pb

6. RIESGOS IDENTIFICADOS
   listados explícitamente, con su mitigante

7. RECOMENDACIÓN
   aprobar, rechazar o condicionar, con las condiciones específicas

8. EXCEPCIONES A LA POLÍTICA
   si las hay, cuáles, por qué, y qué nivel debe aprobarlas

La sección 6 es la que distingue una propuesta profesional: un analista que no identifica riesgos no analizó, describió.

5. Controles de calidad antes de someter

Antes de someter la propuesta hay controles que evitan devoluciones y decisiones mal fundadas. La lista los recoge.

□ todos los documentos están vigentes a la fecha de la decisión
□ cada dato relevante tiene su fuente identificada
□ los datos declarados fueron verificados en fuente independiente
□ las discrepancias entre fuentes están explicadas
□ el informe de deudas es de los últimos 30 días
□ los cálculos son reproducibles a partir de los documentos del expediente
□ las excepciones están identificadas y dirigidas al nivel correcto
□ la propuesta identifica al menos tres riesgos con su mitigante
□ existe un escenario adverso cuantificado
□ el expediente permitiría a un tercero llegar a la misma conclusión

El último control es el criterio de suficiencia: si otra persona con el expediente no puede reconstruir la decisión, el expediente está incompleto.

🧮 Ejemplo guiado

El ejemplo arma un expediente completo y le aplica los controles de calidad. Conviene fijarse en las excepciones: son las que más atención reciben en cualquier revisión posterior.

Situación. Revisa el expediente de una solicitud de crédito comercial por 180 millones.

SOLICITANTE: empresa de distribución, 6 años de antigüedad
DESTINO: capital de trabajo
GARANTÍA: prenda sobre existencias

DOCUMENTOS PRESENTADOS
  · certificado de vigencia (emitido hace 4 meses)
  · estados financieros año −1 (sin notas, sin firma de auditor)
  · estados financieros interinos a 5 meses (sin firma)
  · declaración de impuestos año −1
  · informe de deudas (emitido hace 12 días)
  · tasación de existencias (emitida por la propia empresa)
  · poderes (certificado emitido hace 7 meses)

Paso 1 — verifica vigencias.

✗ certificado de vigencia de 4 meses: la política exige máximo 60 días
✗ certificado de poderes de 7 meses: la política exige máximo 90 días
✓ informe de deudas de 12 días: cumple

Dos documentos vencidos. No es un formalismo: una empresa puede haber cambiado sus poderes o haber sido disuelta en cuatro meses.

Paso 2 — verifica la calidad de la información financiera.

✗ estados financieros sin notas: falta información sobre contingencias,
  perfil de vencimientos y partes relacionadas (Parte 5, clase 4)
✗ sin firma del contador ni del representante: nadie asume responsabilidad
✗ estados interinos sin firma

Paso 3 — contrasta fuentes independientes.

estados financieros año −1:  ventas 1 240 millones
declaración de impuestos:    ventas 1 105 millones
discrepancia:                135 millones (12,2 %)

explicaciones posibles:
  · diferencias de criterio de reconocimiento (contable vs. tributario)
  · ventas exentas o no gravadas
  · error
  · sobrestimación deliberada de los estados presentados al banco

→ EXIGE explicación documentada del contador

Paso 4 — evalúa la garantía.

✗ tasación de existencias emitida por la propia empresa

problema: la garantía se valora con un documento del propio deudor
la política exige tasación independiente para garantías sobre 100 millones

además, las existencias como garantía tienen dificultades propias:
  · son móviles y consumibles
  · su valor de liquidación suele ser 30-50 % del valor en libros
  · exigen control de inventario periódico

Paso 5 — verifica el informe de deudas contra lo declarado.

declarado por la empresa:  deuda financiera 320 millones
informe del sistema:       deuda financiera 486 millones

diferencia: 166 millones
al revisar el informe: hay 166 millones en una filial no mencionada
                       la empresa es avalista de esa deuda

Hallazgo material. La deuda efectiva del grupo es 52 % mayor que la declarada.

Paso 6 — recalcula el análisis con la información corregida.

                             según lo declarado    con información verificada
deuda financiera                  320                    486
EBITDA (estados presentados)      168                    150 (ajustado por la discrepancia)
deuda/EBITDA                     1,90x                   3,24x
cobertura de intereses           4,20x                   2,45x

con el crédito solicitado de 180:
deuda/EBITDA                     2,98x                   4,44x
límite de política                                        3,50x  → EXCEDIDO

Paso 7 — conclusión de la revisión.

EL EXPEDIENTE NO ESTÁ EN CONDICIONES DE SER SOMETIDO A DECISIÓN

hallazgos:
  H1  dos certificados vencidos según la política
  H2  estados financieros sin notas ni firmas
  H3  discrepancia de 12,2 % entre estados financieros y declaración tributaria
  H4  tasación de garantía emitida por el propio deudor
  H5  aval a filial no declarado: deuda del grupo 52 % mayor
  H6  con la información corregida, la operación excede el límite de apalancamiento

ACCIONES REQUERIDAS ANTES DE CONTINUAR
  1. certificados de vigencia y poderes actualizados
  2. estados financieros firmados, con notas, e idealmente auditados
  3. conciliación escrita entre estados financieros y declaración tributaria
  4. tasación independiente de las existencias con criterio de liquidación
  5. detalle completo de avales y operaciones con relacionadas
  6. si tras la corrección persiste el exceso de apalancamiento,
     la operación requiere aprobación como excepción del nivel correspondiente

OBSERVACIÓN PARA EL COMITÉ
  El hallazgo H5 no fue detectado por el analista pese a estar en el informe
  de deudas del expediente. Es un error de proceso, no de información faltante.

Interpreta: el expediente contenía la información que revelaba el problema —el informe de deudas estaba adjunto— y el análisis no la usó. Ese es el tipo de error que los controles de calidad del punto 5 existen para detectar, y su costo potencial era una operación de 180 millones a un deudor con apalancamiento de 4,44 veces.

🏦 Del cliente al banco

El cliente entrega papeles y el banco construye la prueba de una decisión. La tabla enfrenta las dos lecturas.

🧪 Práctica

El laboratorio pide detectar las inconsistencias de un expediente sintético. Dos de ellas son señales de manipulación y las demás son errores administrativos: distinguirlas es lo que se evalúa.

En labs/lab-01.md, sección de expedientes:

1. Construye la lista de documentos exigibles para tres tipos de deudor.
2. Diseña la matriz de verificación: qué dato, qué fuente, qué contraste.
3. Analiza un expediente sintético e identifica al menos cinco hallazgos.
4. Redacta una propuesta de crédito completa con sus ocho secciones.

⚠️ Errores frecuentes

Los síntomas de la tabla aparecen en la revisión de calidad o en la auditoría. Las causas están en verificaciones que no se hicieron y en excepciones sin justificar.

❓ Preguntas de comprobación

1. ¿Qué pregunta responde un expediente y cuándo se formula?
2. ¿Cuál es el control más potente de verificación y por qué?
3. Nombra cinco señales de un expediente manipulado.
4. ¿Qué distingue una propuesta de crédito profesional de una descriptiva?
5. ¿Cuál es el criterio de suficiencia de un expediente?

📥 Entregable

Guarda en portfolio/parte-09/clase-02/:

• la lista de documentos exigibles para tres tipos de deudor;
• la matriz de verificación con dato, fuente y contraste;
• el análisis de un expediente con al menos cinco hallazgos documentados;
• una propuesta de crédito completa con sus ocho secciones.

🔐 Seguridad, ética y límites

Trabaja siempre con datos sintéticos o propios: nunca uses datos reales de terceros, números de cuenta, documentos de identidad ni antecedentes crediticios ajenos. Este material es formativo y no constituye asesoría financiera, tributaria ni legal; las tasas, comisiones, límites y normas citados cambian y deben verificarse en la fuente oficial vigente del país donde se aplique. Cuando un cálculo alimente una decisión que afecte a otra persona, registra los supuestos y quién los aprobó.

📗 Fuentes y verificación

• Rose, P. y Hudgins, S. (2013). Bank Management & Financial Services (9.ª ed.). McGraw-Hill. Capítulo 16: proceso de solicitud y análisis.
• Caouette, J., Altman, E., Narayanan, P. y Nimmo, R. (2008). Managing Credit Risk (2.ª ed.). Wiley. Estructura del análisis crediticio.
• Basel Committee on Banking Supervision (2000). Principles for the Management of Credit Risk. BIS. Estándares de originación y documentación.
• Financial Action Task Force (2023). FATF Recommendations, R.10 y R.11: identificación del cliente y conservación de registros. https://www.fatf-gafi.org/
• European Banking Authority (2020). Guidelines on loan origination and monitoring. EBA. Requisitos de información y documentación. https://www.eba.europa.eu/
• Verificación local: revisa qué documentación exige tu supervisor para cada tipo de deudor y los plazos de conservación del expediente.